por Renata Milani Caldas    |   02/03/2017

Compliance trabalhista para evitar fraudes: as 4 dicas valiosas para aplicar na sua empresa

O compliance está em todos os lados, não é de hoje. Ele visa estruturar Programas de Integridade, que devem conquistar a conformidade nas práticas e relacionamentos cotidianos da empresa. Para isso é preciso desenvolver, aplicar e monitorar cada programa. Fato é que o foco no compliance está nas condutas que envolvam legalidade, ética, transparência e integridade, um universo bem amplo mesmo.

Podemos dizer que há uma força tarefa em andamento, em especial depois dos desdobramentos judiciais da Lava Jato, para que todos se atentem que passou a época das falcatruas impunes. Até mesmo a Controladoria Geral da União entrou na onda com a campanha “Diga não: Campanha Pequenas Corrupções”.

De maneira ilustrativa se ensina que apresentar atestado médico falso, não dar nota fiscal, roubar sinal de tevê a cabo, colar na prova, e outras práticas que temos como “normais”, devem começar a ser banidas do repertório do senso comum. Essas atitudes antiéticas são as chamadas PEQUENAS CORRUPÇÕES.

Quando falamos em empresas o assunto fica ainda mais sério, uma vez que há um conjunto de legislações[1] que foram criadas para punir condutas antiéticas.  

Claro que apenas a lei federal não faz milagre, é preciso ser firme e implementar normas, políticas e sanções que delimitem e o que pode e não pode ser feito no âmbito de cada área de gestão da empresa, e quais as medidas a serem tomadas quando for constatada a sua violação.

Os temas das políticas internas são os mais variados possíveis, a depender da atividade-fim das empresas e as principais situações-problema identificadas em seu cotidiano - seja com os clientes, parceiros comerciais, terceiros, sócios ou funcionários.

Um programa de Compliance deve refletir os procedimentos atinentes à própria operação - desde a concepção do produto ou serviço até a sua entrega ao consumidor final -, às finanças (faturamento, controle de recebimentos e pagamento e recolhimento de impostos) e, sobretudo, às rotinas dos colaboradores.

 Neste aspecto, consiste em um apoio importante na prevenção de ações judiciais e, quando já instauradas, na preparação da prova necessária à uma defesa robusta e bem sucedida.

A seguir, confira as 4 dicas do COMPLIANCE TRABALHISTA para evitar fraudes:


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1. Incremente a sua Estratégia Organizacional: Diretrizes, políticas e normas nas empresas.

Nesses dias entrei no banco Santander, no centro de Florianópolis, e me chamou atenção uns pôsteres com pessoas sorrindo. Grandes, bonitos, tons pastéis e emoldurados na entrada. Algumas delas estavam na natureza, outras andando de bicicleta, mas todas refletiam um ápice de bem-estar e tranquilidade. Cada um deles tinha uma frase pequena, quase simbólica, pois o destaque era a imagem e pessoas felizes.

Para minha a surpresa, depois de ler um a um, constatei que se tratavam de trechos da política de relacionamento com clientes e código de ética do banco, apresentados no melhor estilo cool, aquele que chama a atenção do consumidor, porém sem querer empurrar um produto específico.

Este caso nos faz refletir sobre a importância da estratégia organizacional, em especial a sua aplicabilidade na rotina daqueles que trabalham ali todos os dias.

Quando fundamos a empresa, todo esse papo de cultura e valores é muito latente, em especial entre sócios e diretoria. Passei por isso recentemente no escritório, eu e minha sócia ficamos um bom tempo refletindo sobre como expressar a nossa visão, de como deve ser a nova advocacia, aquela que integra elementos de gestão e de planejamento.

Ficamos pensando como queremos que o cliente veja a nossa marca, o ciclo de venda, o estilo do atendimento, enfim, o padrão de qualidade que estamos tentando seguir a todo momento.

No entanto, os tempos mudaram e se a empresa tiver porte médio ou grande, vai ter que ir além da tríade missão – valores – objetivos. Particularmente na área trabalhista, algumas práticas se destacam. Entre elas o manual de integração, que deve conter dicas de sobrevivência para a primeira semana, condutas que podem ser punidas e as regras do jogo, como questões éticas e disciplinares.

Também deve se escolher um anjo, uma pessoa para ajudar o novato nos primeiros trinta dias, naquela adaptação inicial, que envolve conhecer todo mundo e tentar se adaptar o mais rápido possível.

Devemos lembrar, ainda, da relevância de uma boa política de saúde e segurança do trabalho, escrita em forma de princípios, em tom didático. Nela deve-se explicar o que é e para que serve o compliance trabalhista, os programas de segurança, as auditorias, a relevância da liderança e muito mais. Temos o belo exemplo da Política da Nestlé de Portugal, de excelente conteúdo.

Certamente a estratégia completa envolve muito mais, os exemplos são apenas como a ponta do iceberg, se considerarmos tudo que as diretrizes, políticas e normas acarretam, em termos de gestão e controle.

Vale acrescentar que elas devem estar em LOCAL VISÍVEL PARA TODOS, senão as pessoas vão esquecendo. Seja no site, blog, paredes da empresa, intranet, agenda, quadro central, onde for, esses princípios precisam ser relembrados todos os dias, porque eles nos conectam com toda a ideia e sentimento inicial de quem fundou o negócio.

2. Tenha controle sobre o Planejamento Estratégico de Gestão de Pessoas e Subsistemas de RH.

O planejamento estratégico deve aprender com o passado, estar com a mente no presente e os olhos no futuro. Como a empresa é um ser dinâmico, seus produtos, serviços e empregados naturalmente irão mudar ao longo do tempo, o que torna a premissa acima muito mais difícil de ser seguida.

As diferentes gerações de colaboradores que integram a empresa sabem que têm direito a salário, benefícios, algum tipo de estabilidade, condições de trabalho dignas. Mas o que a CLT fala pouco, e os contratos de trabalho não tratam, é aquilo que as PESSOAS REALMENTE BUSCAM, aquele propósito que te faz levantar da cama todos os dias.

Primeiro de tudo, queremos ser reconhecidos, já dizia Dale Carnegie[2] - Autor de best-sellers como Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas (1936). Ele fundou o que é hoje uma rede mundial sobre cursos de aperfeiçoamento pessoal de mais de 2.700 instrutores escritórios em aproximadamente 90 países em todo o mundo.

Uma das lições mais brilhantes do livro é que negligenciamos o ato simples de engajar os colaboradores expressando um sincero e honesto apreço por seus empenhos com mais frequência.

O modo com o que você os trata é reflexo daquilo que você pensa sobre eles. Pessoas contribuem para o nosso sucesso, tanto quanto nós contribuímos para o deles. Como gestor, você é o responsável por criar um ambiente saudável e construtivo. Esse tipo de ambiente pode exigir que gestores trabalhem diretamente com seus colaboradores e incitar a mudança de suas atitudes.

Voltando aos desejos das pessoas, estudos no campo motivacional indicam que buscamos perspectivas de vida, desenvolvimento, autonomia e desafios.

Isso mesmo. É bastante coisa, até mesmo para o estagiário de 21 anos, com tão pouca experiência na bagagem. Alguns deles já sabem essa lista de ambições de cor e salteado, inclusive.

Este enorme campo de fatores, que se cruzam no planejamento estratégico de gestão de pessoas, deve fazer parte de uma estrutura complexa, mas flexível, capaz de se amoldar aos imprevistos, assim como uma crise econômica, troca de fornecedores, turnover, por exemplo.

A imagem a seguir lembra um átomo e ilustra muito bem os fatores em questão:

Figura 2: Processo de planejamento estratégico

A descrição e análise dos cargos está no centro do átomo não por acaso, deve ser feita com dedicação para atrair e engajar as pessoas que realmente queiram se envolver com a empresa, e que acreditem verdadeiramente nos seus objetivos e na função social da organização.

3. Veja de perto e com clareza os Indicadores de desempenho e apresente a cultura organizacional para todos.

Como saber se vai bem aquilo que não é medido?  Vendas, produção, processos judiciais, não há dúvidas, TUDO na empresa pode ser submetido a uma ponderação, com variáveis numéricas.

Segundo o expert em administração e consultor Ricardo Borgatti Neto, “observando a evolução da Administração através de determinados métodos, largamente utilizados em certas épocas, verificamos que os Indicadores de Desempenho sempre estiveram presentes na prática da Administração.

As circunstâncias do momento e as consequências dos métodos anteriores, ao longo do tempo, alteram a natureza, abrangência e a forma de elaboração dos indicadores, mas não eliminam seu uso.

Desde os primórdios da Administração, no começo do século XX, passando pela Administração Por Objetivos (APO), pela Gestão pela Qualidade Total (GQT), pela Competitividade Global, até a presente preocupação com o Controle do Foco Estratégico, podemos observar a presença, e importância dos indicadores, apesar das diferentes abordagens. ”

Acrescento que o indicador de desempenho engloba DUAS REALIDADES DO INDIVÍDUO: A primeira consiste em olhar o antes e depois, para ver se existe a índole da melhoria contínua na alma da pessoa, pelo menos em alguns aspectos. A segunda é verificar se essa melhoria caminha junto com os ideais da empresa, no que se refere a ética e conformidade também, a chamada cultura organizacional.

A cultura organizacional é o conjunto de valores, crenças, rituais e normas adotadas por uma determinada organização.

Me lembro bem do meu primeiro dia entrando em uma faculdade como professora, há três anos atrás. Advogada de carreira, dar aulas pareceu uma forma de manter a sanidade e divulgar o escritório. De surpresa veio uma rica oportunidade de interagir mais com pessoas, e um pouco menos com processos e leis.

Ao dar o primeiro passo na instituição de ensino, logo na entrada, vejo uma enorme maquete: a MONTANHA.

Figura 3: A montanha e o pico.

Muito bem-feita, rica em detalhes, era uma montanha toda verde, com um caminho traçado em areia, que a percorria da base ao topo. Coberta hermeticamente por uma caixa de vidro grande, em alguns trechos havia marcações de 1 a 10 com bandeirinhas, que representavam passos que deveriam ser seguidos para chegar no alto da montanha. Uma legenda, ao lado da maquete, dizia a meta contida em cada número.

E bem lá no topo, uma bandeira vermelha, com os dizeres: ser a maior instituição de ensino da área tal, até 2023. Fiquei maravilhada, claro!

Comecei a primeira aula, sobre princípios da legislação do trabalho, imbuída no propósito de estar na melhor escola daquele segmento, mesmo que ainda não fosse naquele dia. Eu fazia parte de algo grandioso e memorável, tinha encontrado meu propósito no mundo educacional.

Nesse mesmo mundo compreendi que o ensino nos tempos atuais também deve ser controlado por indicadores, em especial quanto ao desempenho dos alunos, da escola e dos professores. O mesmo se aplica a todas as empresas, que tem o dever de ajudar as suas equipes de trabalho a atingirem o seu melhor potencial, aquele que combina com a cultura e objetivos do negócio.

4. Seja o piloto do avião: Risk Assessment e a sua presença nas Normas e Políticas Internas.

Entender, abordar e assumir riscos é um processo subjetivo. Apesar dos esforços para estabelecer uma relação lógica com o risco, sempre haverá um elemento de risco ou de tomada de decisão que está ligada à percepção e emoção e influenciado pela experiência de uma pessoa, o seu conhecimento.

O psicólogo Terry Schneider, por exemplo, concluiu que mais pessoas experientes têm mais probabilidades de correrem grandes riscos. Mas eles não consideram arriscadas suas ações. Suas descobertas ligam a compreensão do risco estado mental da pessoa.

Com isso em mente, um tomador de risco inteligente é aquele que usa um processo de tomada de decisão ativo que consideração profunda do risco, incluindo impactos positivos e negativos e, em seguida, desenvolve uma estratégia baseada nessa análise.

Ensina a especialista em riscos Jessica Wasserman que “outras percepções comuns também podem influenciar filosofias de risco. Por exemplo, as empresas e as organizações viajam através de ciclos de vida semelhantes aos biológicos que todos nós experimentamos. Embora existam várias versões diferentes dos ciclos de vida da indústria e dos negócios, normalmente encontram as seguintes quatro fases: formação, crescimento, maturidade e declínio. ”

Nem todo negócio encontra as mesmas quatro fases ciclo da vida. Algumas empresas não conseguem maturidade. Outros negócios experimentam renascimento durante a sua descida, que lançam os negócios volta para as fases de crescimento e maturidade.

“Apesar das variações nos ciclos de vida, pesquisadores concluíram que as empresas estão mais dispostas a assumirem riscos maiores quando são jovens e em crescimento, do que na fase madura. Isso é devido a fatores como stakeholders internos e externos, valor organizacional e envolvimento do fundador, dentre outros. “

Cito o exemplo de uma grande empresa que atuei, do segmento de eletrônicos, em especial placas para telefones e modens. Em certo momento, DISPAROU O NÚMERO DE ACIDENTES DE TRAJETO, na maior parte das vezes envolvendo motocicletas. Ao observar aqueles dados, a equipe de qualidade e segurança traçou o gráfico que representava o quanto de risco os tais acidentes representavam ao passivo[3] trabalhista.

A resposta da diretoria foi imediata: está na hora de fazer uma campanha para mitigar os riscos e atentar as pessoas que podemos perder vidas. A equipe de RH, então, veio com uma campanha bem legal: cartazes nos banheiros, palestras, brindes, adesivos... Todos prestaram atenção em algum momento.

Se há riscos recorrentes, a empresa pode incorporá-los nas políticas internas, com viés educacional. Todos gostam de ter informações, em especial aquelas que afetam a produção e, por consequência, os lucros e resultados.

 

[1] Destaque para a pioneira Lei sobre Práticas de Corrupção no Exterior, promulgada em 1977 nos EUA, o decreto 5.687/2006, que incorporou a Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção, e a Lei n. 12.846/2013, a chamada Lei da Empresa Limpa, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, entre outras.

[2] https://pt.wikipedia.org/wiki/Dale_Carnegie

[3] Conjunto de processos trabalhistas, cíveis, administrativos, previdenciários, taxas de seguro e resseguro, e demais despesas que representam um passivo para a empresa.

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