A comunicação é considerada eficaz quando as pessoas captam as informações de maneira assertiva. A grande barreira é que a maioria dos profissionais não percebem suas dificuldades na hora de transmitir informações e acabam se expressando mal, isso reflete direta e negativamente no andamento dos negócios.
A comunicação verbal é algo que deve ser constantemente trabalhada, e não há profissionais no mercado que dominem esta arte sem erros ou dúvidas. É necessário fazer uma reciclagem de tempos em tempos, buscar novos conhecimentos e aperfeiçoar possíveis falhas.
Algumas dicas são fundamentais para realizar melhorias e aperfeiçoar a maneira como você se comunica hoje: pelo menos uma vez por ano, pare para se autoavaliar, filme uma apresentação sua ou simule a forma como você se comunica com as pessoas. Analise criticamente sua performance, assim como sua postura perante os outros. Questione como está sua comunicação e perceba como os outros a sua volta se comunicam. Você está sendo claro em suas mensagens? Está falando corretamente? Utiliza muitas gírias e há erros? Está conquistando a empatia do público?
A comunicação tem muito poder na rotina do mundo corporativo. Através dela conseguimos motivar as pessoas, como por exemplo, em cargos de liderança, onde deve ser analisado muito bem o que irá ser falado, já que um líder exerce grande influência perante os demais colaboradores. Outra dica muito importante e necessária principalmente para altos cargos é ter o costume de confeccionar pautas, é muito difícil conduzir ou participar de uma reunião sem saber os temas que serão tratados. Além disso, tenha controle sobre as discussões, evite conduzir reuniões de maneira errada onde o assunto saia da rota traçada, sempre motive a participação de todos e esclareça todas as dúvidas que forem surgindo.
Caso o tema a ser abordado durante a comunicação seja polêmico, busque desde o início ser o mais transparente possível e estratégico, sabendo limites a serem respeitados e a forma com que isso deve ser feito. Esteja também muito preparado para responder as questões e ter uma atuação proativa.
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Em reuniões de negócio com público externo alguns pontos são importantes:
- Conhecer muito bem o assunto a ser discutido;
- Saber como a parte contrária costuma agir em suas negociações – informações sobre como se comportaram em transações anteriores ajudam bastante;
- Ter noção do limite que pode ser atingido, como preço mínimo e prazo máximo;
- Saber ouvir para entender bem as necessidades e o estilo do interlocutor.
- Ter noção dos momentos em que se deve recuar e mudar de assunto para esfriar confrontos e resistências;
- Entender o momento certo para concretizar a negociação.
Tendo esses pontos em mente, com certeza será muito maior a facilidade em realizar uma reunião, mas como se pode perceber, qualquer que seja a situação é imprescindível preparo prévio. Em relação à comunicação, pode ter certeza, improvisar é um grande erro. Mesmo que muitas pessoas afirmem ter essa capacidade, pode ter certeza, o grande comunicador se prepara e evita a possibilidade de falhas.
*Ricardo M. Barbosa - é diretor executivo da Innovia Training & Consulting. Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.
