Como medir a produtividade em uma empresa?

Medir a produtividade não é uma tarefa muito difícil, no entanto é necessário ter informações  confiáveis, para obter resultados consistentes. A persistência é fundamental para manter os dados sempre atualizados. É muito importante ter ferramentas adequadas para coleta e compilação das informações. A utilização de planilhas e papéis torna as atividades trabalhosas e pouco motivantes, procure um software de gestão integrado para ajudar nesta medição.

O constante monitoramento da produtividade é um ótimo mecanismo para a tomada de decisões. Com base nos dados de produtividade, as empresas podem ajustar a sua capacidade produtiva, visando uma maior otimização dos seus recursos.

Através da gestão da produtividade, tomadas de decisões simples, como: remanejamento de mão-de-obra, treinamento, utilização de banco de horas, seqüenciamento da produção, ajustes nos gargalos, entre outros, vão afetar positivamente na otimização da produção consideravelmente nos índices de produtividade.

A produtividade pode ser entendida, de forma simples, como a relação entre: “resultado da produção x capacidade de produção”, “despesas e receitas”, “prospecção x conversão de clientes”, entre outros.

Para todas as atividades e processos, sempre haverá uma forma de medir a produtividade.

• Medindo a produtividade no segmento da manufatura

A primeira coisa a se fazer, é ter uma “fotografia” da sua empresa, isto é, você deve “ver” como sua empresa funciona. Crie um histórico de produção, identifique as máquinas, sazonalidades do mercado, recursos humanos, linha produtos e faça o mapeamentos de todos os processos.

A seguir, determine:

1. O que é fundamental controlar: máquinas, departamentos, pessoas, entre outros;
2. Qual será a unidade de medida ideal para cada unidade de controle (tempo, m2, m3, etc). Exemplos: m² = para produtividade de areal de pintura, h (hora) = para tempo de produção, m³ = para otimização de carga
3. A engenharia dos produtos ou serviços, descriminando: as matérias-primas utilizadas, as operações envolvidas, bem com os seus respectivos tempos de produção;
4. A capacidade de produção da unidade que você deseja controlar;

Ao medir a capacidade produtiva de uma unidade de controle, relacionada com sua unidade de medida, pode-se determinar a capacidade de produção total/potencial da empresa. Esta capacidade pode, para efeitos de comparação, ser transformada num percentual, por exemplo: 1.000 m2/por dia é equivalente a 100% da capacidade total/potencial da empresa.  Após identificar a capacidade de produção total/potencial, por unidade de controle e geral da empresa, podemos iniciar o processo de lançamento dos dados, referentes à produção efetivamente realizada. A comparação entre estes dois dados permitirá identificarmos problemas de produção, que afetam a produtividade, por exemplo:

1. Quanto a falta de matéria-prima impede que determinada ordem de produção seja executada.
2. Quando há acumulo de produto semi-acaba em determinada área, significando que o processo não está alinhado
3. Quando uma equipe está ociosa, entre outros itens que se observa facilmente em uma linha de produção.

O importante é estar sempre atento se a produção efetiva este acompanhando a capacidade de produção potencial da empresa e atuar nos gargalos observados.

• Medindo a produtividade no segmento de serviços

Quando tratamos de serviços, medir a produtividade tende a ser mais fácil, pois tendo um processo mapeado adequadamente, fica simples relacionar produção realizada com capacidade de produtos potencial. Muitos dizem que mensurar serviços é complicado, ainda mais quando se envolve trabalho intelectual e as individualidades das pessoas, porém com força de vontade e alguns ajustes é possível sim ter este controle.

Como para medir a produtividade de serviços:

1. Definir a estrutura a ser controlada: departamentos e recursos humanos envolvidos;
2. Mapear os processos da empresa, isto é, definir todas as operações e documentos envolvidos nos processos, bem como todo o caminho que ele percorre dentro da empresa;
3. Levantar os tempos de cada processo, identificando início e fim, dentro de cada departamento que ele passa;
4. Determine sua capacidade de produção, em horas, relacionada à mão-de-obra disponível em cada departamento da sua empresa. Para determinar esta capacidade considere algumas perdas de tempos do seu pessoal, como: parada para “cafezinho”, cigarro, banheiro etc. Lembre-se que um profissional contratado por 8 horas/dia, não transformará todo esse tempo em processo.

Agora, comece a monitorar sua capacidade de produção efetiva, em horas, a relação desta com sua capacidade potencial de produção, será seu índice de produtividade. Exemplo: Vamos supor que a capacidade de produção de um departamento é de 5.000 horas/mês de trabalho, já considerando perdas, isto é, todas essas horas deveriam se transformar em processos realizados, agora suponha que a somatória de horas dos processos realizados neste mês seja 2.500 horas, fazendo a relação notamos que o índice de produtividade será de apenas 50% da capacidade.

Como aumentar a produtividade

Passar a medir a produtividade não significa aumentá-la. A importância de se medir está no fato de saber onde, quando e por que ela foi baixa, ou seja, quais foram os fatores que influenciaram no baixo índice de produtividade. A identificação desses pontos baixos na curva de produtividade é crucial para sua melhoria. Encontrar os gargalos e atuar sobre eles aumenta consideravelmente os índices de produtividade com a melhor utilização dos recursos disponíveis. Importante também é registrar todas as não-conformidades e soluções, para que estas não se repitam no futuro e que as soluções seja replicadas em situações similares.

Carlos Eduardo Bleinroth

Perfil do autor

Gerente Comercial do Grupo CIMM.